Prompt des Tages: Meeting-Notizen zu Aktionsplan — aus dem Chaos klare nächste Schritte machen
Kennst du das? Das Meeting war produktiv, alle waren sich einig — aber drei Tage später weiß niemand mehr, wer was bis wann machen sollte. Deine Notizen sind ein Mix aus Stichpunkten, halben Sätzen und kryptischen Abkürzungen, die nur du verstehst (und auch nur am selben Tag).
Das Kernproblem: Meeting-Notizen aufzubereiten kostet Zeit. Also bleibt es liegen. Und wenn es liegen bleibt, verpuffen die Ergebnisse des Meetings. Studien zeigen: Ohne schriftliche Nachbereitung werden über 50% der besprochenen Maßnahmen nie umgesetzt.
Dieser Prompt löst das, indem er deine unsortierten Notizen — egal wie chaotisch — in ein sauberes Protokoll mit klaren Aktionspunkten verwandelt. Du tippst (oder diktierst) einfach alles rein, was du mitgeschrieben hast. Die KI macht den Rest.
Typische Anwendungen:
- Wöchentliche Team-Meetings nachbereiten
- Kundengespräche dokumentieren und Follow-ups identifizieren
- Brainstorming-Sessions strukturieren
- Projektbesprechungen mit vielen Beteiligten zusammenfassen
- Telefonate festhalten, bei denen du nur schnell mitgekritzelt hast
Was den Prompt besonders macht:
Er trennt automatisch zwischen Entscheidungen (was wurde beschlossen?), Aufgaben (wer macht was bis wann?), offenen Fragen (was muss noch geklärt werden?) und Informationen (was wurde geteilt, aber erfordert keine Aktion?). Diese Unterscheidung ist entscheidend — in typischen Protokollen wird alles in einen Topf geworfen, und die eigentlichen To-dos gehen unter.
Profi-Tipps:
- Diktieren statt tippen: Sprich deine Notizen direkt nach dem Meeting ins Handy. Auch grammatikalisch falsche Sätze und 'Ähms' sind kein Problem — die KI versteht den Kontext.
- Teilnehmer erwähnen: Wenn du Namen nennst ('Lisa meinte, dass...' oder 'Max übernimmt...'), kann die KI Aufgaben automatisch zuordnen.
- Deadlines schätzen lassen: Wenn im Meeting keine konkreten Fristen genannt wurden, kann die KI basierend auf der Art der Aufgabe realistische Vorschläge machen.
- Serienformat: Nutze den Prompt jede Woche für dasselbe Regelmeeting. Die Struktur bleibt konsistent, und du kannst Protokolle über Wochen vergleichen.
Wichtig: Prüfe das Ergebnis auf Vollständigkeit. Die KI kann nur verarbeiten, was du ihr gibst — wenn du einen wichtigen Punkt nicht notiert hast, taucht er auch nicht im Protokoll auf. Ergänze fehlende Punkte aus dem Gedächtnis, solange das Meeting noch frisch ist.
Du bist ein erfahrener Projektmanager und Protokollführer. Ich gebe dir meine unsortierten Meeting-Notizen — du machst daraus ein professionelles, handlungsorientiertes Protokoll. **Meeting-Infos:** Datum: [z.B. 13. Mai 2026] Teilnehmer: [z.B. Lisa, Max, Sarah, ich] Thema/Anlass: [z.B. Wöchentliches Team-Meeting / Kundenprojekt Alpha / Quartalsplanung] **Meine Roh-Notizen:** [Hier alles reinkopieren oder reintippen — Stichworte, halbe Sätze, Abkürzungen, alles OK. Beispiel: 'Lisa — Redesign fast fertig, braucht noch Feedback von Max bis Fr Budget Q3 besprochen, 15% mehr als letztes Jahr, Chef muss noch absegnen Neuer Praktikant fängt 1.6. an, Sarah kümmert sich um Onboarding Kundenpräsi nächste Woche Do — wer macht die Slides?? Server-Migration verschoben, erst nach Sommerpause'] --- **Erstelle daraus:** 1. **Zusammenfassung** (3-5 Sätze, die jeder versteht, der nicht dabei war) 2. **Entscheidungen** (was wurde beschlossen?) - Formuliere jede Entscheidung als klaren Aussagesatz 3. **Aufgaben** (als Tabelle): | Aufgabe | Verantwortlich | Deadline | Status | |---------|---------------|----------|--------| | ... | ... | ... | Offen | - Wenn keine Deadline genannt wurde, schlage eine realistische vor und markiere sie mit '(vorgeschlagen)' - Wenn kein Verantwortlicher klar ist, schreibe '(zu klären)' 4. **Offene Fragen** (was muss noch geklärt werden?) - Liste alle Punkte, die im Meeting nicht abschließend beantwortet wurden 5. **Nächste Schritte** (die 3 wichtigsten Dinge, die als Erstes passieren müssen) **Regeln:** - Schreibe klar und professionell, aber nicht steif - Interpretiere meine Abkürzungen und Stichworte sinnvoll - Wenn etwas unklar ist, markiere es mit '[Unklar — bitte prüfen: ...]' - Behalte die Fakten bei — erfinde keine Details, die nicht in meinen Notizen stehen - Formatiere das Ergebnis so, dass ich es direkt per E-Mail oder Slack an die Teilnehmer schicken kann